Algemene Voorwaarden

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Prisma: De handelsnaam waaronder Avae Wear de Dienst aanbiedt, gevestigd te Catharina Boudewijnshof 73, 1064PG Amsterdam, ingeschreven bij de KvK onder nummer 99558688.
2. Klant: De rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die een Overeenkomst aangaat met Prisma.
3. Dienst: De AI telefoonassistent van Prisma, inclusief functionaliteiten als inkomende gesprekken beantwoorden, afspraken inplannen, informatie verstrekken en SMS-berichten verzenden.
4. Overeenkomst: De overeenkomst tussen Prisma en de Klant met betrekking tot het gebruik van de Dienst.
5. Pakket: Het door de Klant gekozen abonnement met de bijbehorende bundel belminuten, SMS en functionaliteiten.
6. Proefperiode: De eerste zeven (7) kalenderdagen na activering van de Dienst.
7. Overage: Verbruik dat de in het Pakket inbegrepen bundel overschrijdt.
8. Sub-verwerker: Een derde partij die door Prisma wordt ingeschakeld voor (gedeeltelijke) uitvoering van de Dienst, waaronder Vapi, ElevenLabs, Deepgram, OpenAI/Microsoft Azure, Twilio Ireland, en Google LLC.
9. Partijen: Prisma en de Klant gezamenlijk.
10. Schriftelijk: Per e-mail of andere elektronische communicatie waarbij de herkomst en inhoud afdoende vaststaan.

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van diensten door Prisma.
2. De Dienst van Prisma is uitsluitend bestemd voor gebruik door ondernemers in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. Door het aangaan van een Overeenkomst verklaart de Klant uitdrukkelijk dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en dat de Overeenkomst binnen die uitoefening valt.
3. Bepalingen van consumentenbescherming — waaronder maar niet beperkt tot het herroepingsrecht (BW art. 6:230o e.v.), de informatieplicht bij overeenkomsten op afstand, en de beschermende bepalingen van de zwarte en grijze lijst (BW art. 6:236 en 6:237) — zijn op de Overeenkomst niet van toepassing.
4. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
5. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
6. Indien een of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht (salvatorische clausule).

Prisma biedt een AI telefoonassistent die: inkomende telefoongesprekken beantwoordt (24/7), afspraken inplant, wijzigt en annuleert, informatie verstrekt over diensten en beschikbaarheid van de Klant, SMS-berichten verstuurt in verband met afspraken, en bellers in het Nederlands te woord staat.

Prisma streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis. Deze streefwaarde geldt als inspanningsverplichting, niet als resultaatsverplichting. Gepland onderhoud wordt ten minste 48 uur van tevoren aangekondigd.

Extra belminuten: € 0,29 per minuut (excl. BTW). Extra SMS: € 0,09 per SMS (excl. BTW). Extra telefoonnummer: € 9,00 per nummer per maand (excl. BTW).

Prisma handelt in overeenstemming met Verordening (EU) 2024/1689 (EU AI Act), artikel 50. Bellers worden bij aanvang van elk gesprek geïnformeerd dat zij met een AI-systeem spreken. De verantwoordelijkheid voor naleving van de transparantieplicht jegens de eigen klanten berust bij de Klant (zie artikel 7.4).

Downgrade: Een verzoek tot pakketdowngrade wordt verwerkt per de eerste dag van de eerstvolgende kalendermaand. Het huidige pakket loopt door tot het einde van de lopende factuurmaand. Er vindt geen restitutie plaats over de lopende periode.

Upgrade: Een upgrade gaat onmiddellijk in op de dag van het verzoek. De Klant betaalt het pro-rata verschil in abonnementsprijs voor de resterende kalenderdagen van de lopende maand. Vanaf de volgende maand geldt het volledige nieuwe maandbedrag.

• Beschikbaarheid: Prisma streeft naar een uptime van 99,5% op jaarbasis en communiceert gepland onderhoud ten minste 48 uur vooraf.
• Proefperiodeherinnering: Prisma stuurt de Klant een herinneringsmail op dag vijf (5) van de Proefperiode, zodat de Klant een weloverwogen beslissing kan nemen.
• Data bij beëindiging: Op verzoek van de Klant stelt Prisma binnen dertig (30) dagen na beëindiging een export beschikbaar van alle afspraakgegevens en transcripten (zie ook artikel 6.6).

1. De Klant heeft recht op een Proefperiode van zeven (7) kalenderdagen, gerekend vanaf de activering van de Dienst.
2. Gedurende de Proefperiode kan de Klant de Dienst kosteloos gebruiken binnen de bundel van het gekozen Pakket. Overage-kosten zijn ook gedurende de Proefperiode verschuldigd.
3. De Klant kan de Overeenkomst gedurende de Proefperiode te allen tijde kosteloos beëindigen door dit schriftelijk per e-mail kenbaar te maken aan Prisma voor het verstrijken van de zevende kalenderdag.
4. Indien de Klant de Overeenkomst niet tijdig beëindigt, wordt de Overeenkomst automatisch omgezet in een betaald abonnement. De eerste betaalperiode vangt aan op de dag volgend op het einde van de Proefperiode.
5. Er wordt geen verlenging van de Proefperiode verleend. Prisma is niet verplicht tot restitutie van betaalde termijnen na afloop van de Proefperiode.

Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Prisma is gerechtigd de prijzen jaarlijks aan te passen, maximaal met het CBS-consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het voorgaande jaar. Aanpassingen worden ten minste dertig (30) dagen voor ingangsdatum schriftelijk aangekondigd. Bij een prijsverhoging hoger dan het CPI heeft de Klant het recht de Overeenkomst te beëindigen per de ingangsdatum van de nieuwe prijzen.

Prisma factureert maandelijks vooraf voor de vaste abonnementskosten. Overage-kosten worden achteraf op de eerstvolgende factuur verrekend.

De betalingstermijn bedraagt veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum. Betaling geschiedt via automatische incasso (SEPA) of via het betaalplatform Stripe.

Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim (BW art. 6:83 sub b). Prisma is gerechtigd de wettelijke handelsrente (BW art. 6:119a) in rekening te brengen, alsmede buitengerechtelijke incassokosten conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Na een schriftelijke betalingsherinnering met een termijn van zeven (7) dagen is Prisma gerechtigd de Dienst op te schorten zonder gehouden te zijn tot enige schadevergoeding.

Vorderingen jegens Prisma verjaren door verloop van één (1) jaar na het moment waarop de Klant bekend was of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de vordering. ⚠ Morele kwestie — zie debat

De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen. Na afloop van de Proefperiode geldt een minimale looptijd van één (1) kalendermaand.

De Klant kan de Overeenkomst maandelijks opzeggen. Opzegging dient schriftelijk per e-mail te geschieden voor de eerste (1e) dag van de kalendermaand. De Overeenkomst eindigt dan per het einde van de lopende kalendermaand. Restitutie van reeds betaalde abonnementskosten voor de lopende maand vindt niet plaats.

Prisma kan de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van dertig (30) dagen.

Prisma is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder gehouden te zijn tot enige schadevergoeding, indien de Klant: (a) ondanks schriftelijke ingebrekestelling zijn verplichtingen niet nakomt; (b) in staat van faillissement wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt; (c) zijn onderneming liquideert of staakt; (d) de Dienst gebruikt in strijd met de wet, de openbare orde of deze Algemene Voorwaarden.

Na beëindiging van de Overeenkomst worden alle persoonsgegevens van de Klant en diens klanten binnen dertig (30) dagen verwijderd conform de Verwerkersovereenkomst. Prisma is niet gehouden na de beëindigingsdatum enige dienst te verlenen, ook niet in de afbouwfase.

Conform artikel 28 lid 3 sub g AVG biedt Prisma de Klant bij beëindiging de keuze tussen: (a) teruggave van alle verwerkte persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (CSV/Excel), of (b) volledige verwijdering van alle data. De Klant dient deze keuze schriftelijk kenbaar te maken binnen dertig (30) dagen na beëindiging. Ontbreekt een keuze, dan verwijdert Prisma alle data na dertig (30) dagen. Prisma verstrekt op verzoek een schriftelijke bevestiging van de verwijdering.

1. De Klant verstrekt Prisma tijdig alle informatie die nodig is voor een correcte werking van de Dienst, waaronder: dienstenaanbod, prijslijsten, openingstijden, namen van medewerkers en beschikbaarheid. De Klant garandeert de juistheid en volledigheid van deze informatie.
2. De Klant houdt de eigen agenda actueel. Afspraken die worden gemist als gevolg van een niet-bijgewerkte agenda of onjuiste beschikbaarheidsinformatie komen volledig voor rekening en risico van de Klant.
3. De Klant informeert Prisma onverwijld over wijzigingen in de verstrekte informatie. Prisma is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit het niet of niet tijdig doorgeven van wijzigingen.
4. De Klant is verantwoordelijk voor het instellen van de doorschakeling van het eigen telefoonnummer naar het Prisma-nummer conform de instructies van Prisma, alsmede voor het inrichten van een adequate fallback (eigen voicemail of medewerker) voor het geval de Assistent onbereikbaar is. Prisma is niet aansprakelijk voor gemiste gesprekken door het ontbreken van een correcte doorschakeling of fallback.
5. De Klant informeert zijn eigen klanten dat gesprekken worden opgenomen door een geautomatiseerd systeem, conform zijn verplichtingen onder de AVG (art. 13/14) en de Telecommunicatiewet. Dit kan via een inspeekbericht op het Prisma-nummer of een vermelding op de website van de Klant. Prisma kan op verzoek een standaard inspeekbericht instellen.
6. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het nakomen van zijn verplichtingen uit de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) jegens zijn eigen klanten, waaronder het informeren van betrokkenen over de inzet van een AI-telefonist. Prisma is hiervoor niet aansprakelijk.
7. De Klant is verantwoordelijk voor de naleving van de AVG ten aanzien van zijn eigen klantgegevens die via de Dienst worden verwerkt, waaronder het vaststellen van de rechtsgrond voor verwerking.
8. De Klant gebruikt de Dienst niet voor onrechtmatige doeleinden. Het is de Klant uitdrukkelijk verboden bijzondere categorieën persoonsgegevens (AVG art. 9) via de Dienst te laten verwerken.
9. Het Prisma-nummer is exclusief bestemd voor gebruik door de Klant ten behoeve van de overeengekomen Dienst. De Klant mag het Prisma-nummer niet overdragen aan derden, onderverhuren of voor andere doeleinden gebruiken. Bij beëindiging van de Overeenkomst vervalt het recht op gebruik van het Prisma-nummer met onmiddellijke ingang.
10. De Klant vrijwaart Prisma volledig tegen alle aanspraken van derden (waaronder zijn eigen klanten) die voortvloeien uit het handelen of nalaten van de Klant, onjuiste informatie verstrekt door de Klant, of het gebruik van de Dienst in strijd met de wet.

De totale aansprakelijkheid van Prisma jegens de Klant voor alle schade uit welke hoofde dan ook is per schadegeval beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Prisma heeft betaald. In geen geval bedraagt de aansprakelijkheid meer dan € 500,00 (vijfhonderd euro). Voor schade voortvloeiend uit de verwerking van persoonsgegevens gelden de aansprakelijkheidslimieten uit de Verwerkersovereenkomst (art. 11 VOK), die in dat geval prevaleert.

Prisma is in geen geval aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie;
• Schade als gevolg van onjuiste, onvolledige of niet-tijdig verstrekte informatie door de Klant;
• Schade als gevolg van het niet-beschikbaar zijn van de Dienst wegens storingen bij Sub-verwerkers (waaronder Vapi, ElevenLabs, Deepgram, OpenAI, Twilio en Google);
• Gemiste afspraken of onjuiste informatie als gevolg van een niet-bijgewerkte agenda of foutieve klantgegevens;
• Schade als gevolg van een AI-antwoord dat niet volledig accuraat of niet-volledig is;
• Schade veroorzaakt door overmacht als bedoeld in artikel 10;
• Schade door het gebruik van de Dienst in strijd met de instructies van Prisma.

De beperkingen in dit artikel gelden niet voor schade veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van Prisma zelf.

De Klant is gehouden alle redelijke maatregelen te treffen ter beperking van de schade. Schade die het gevolg is van het nalaten hiervan komt niet voor vergoeding in aanmerking.

1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Dienst — waaronder software, algoritmen, AI-modellen, systeemprompts, ontwerpen, documentatie, handelsnamen en merken — berusten uitsluitend bij Prisma of diens licentiegevers. Deze rechten worden niet overgedragen door het aangaan van de Overeenkomst.
2. De Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepbaar gebruiksrecht op de Dienst voor de duur van de Overeenkomst en uitsluitend ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering.
3. Het is de Klant niet toegestaan de Dienst te kopiëren, te wijzigen, te reverse-engineeren, te decompileren, of aan derden beschikbaar te stellen.
4. De door de Klant aangeleverde bedrijfsgegevens (dienstomschrijvingen, prijslijsten, medewerkersnamen) blijven eigendom van de Klant. Prisma gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de Dienst.

1. Prisma is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien dit wordt verhinderd door een omstandigheid die niet aan Prisma is toe te rekenen (overmacht) conform BW art. 6:75.
2. Onder overmacht wordt in elk geval verstaan: storingen in de diensten van Sub-verwerkers (waaronder Vapi, ElevenLabs, Deepgram, OpenAI, Twilio en Google), storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, storingen bij internet- of cloud providers, stroomstoringen, DDoS-aanvallen of andere cyberaanvallen, brand, overstroming, epidemieën, pandemieën, overheidsmaatregelen, arbeidsconflicten, en andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Prisma.
3. Gedurende de overmachtssituatie zijn de verplichtingen van Prisma opgeschort. Betalingsverplichtingen van de Klant blijven onverminderd van kracht gedurende overmacht. Er bestaat geen recht op restitutie voor perioden van niet-beschikbaarheid door overmacht.
4. Indien een overmachtssituatie langer dan dertig (30) aaneengesloten dagen voortduurt, hebben beide Partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.

1. Beide Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van de andere Partij ontvangen. Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit uitdrukkelijk is medegedeeld of redelijkerwijs uit de aard ervan voortvloeit.
2. De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die: (a) reeds openbaar was bij ontvangst, (b) onafhankelijk is ontwikkeld, (c) rechtmatig van een derde verkregen is, of (d) op grond van wet- of regelgeving openbaar gemaakt moet worden.
3. De geheimhoudingsverplichting geldt gedurende de looptijd van de Overeenkomst en twee (2) jaar na beëindiging.
4. Schending van dit artikel geeft de andere Partij het recht op een direct opeisbare boete van € 2.500 per overtreding, onverminderd het recht op volledige schadevergoeding.

1. Prisma verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG). De wijze van verwerking is beschreven in de Privacyverklaring van Prisma.
2. Voor zover Prisma in het kader van de Dienst persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, treedt Prisma op als Verwerker in de zin van AVG art. 4 lid 8, en de Klant als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van AVG art. 4 lid 7. Partijen hebben hiertoe een Verwerkersovereenkomst gesloten conform AVG art. 28, die integraal onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst.
3. De Klant is als Verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor het vaststellen van een rechtmatige grondslag voor de verwerking (AVG art. 6), het informeren van betrokkenen (AVG art. 13/14), en het nakomen van rechten van betrokkenen (AVG hoofdstuk III).
4. Gespreksopnames worden automatisch verwijderd na dertig (30) dagen. Transcripties worden verwijderd na negentig (90) dagen. Afspraakgegevens worden bewaard voor de duur van de Overeenkomst plus één (1) jaar.
5. Prisma verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (AVG art. 9) via de Dienst. De Klant is er verantwoordelijk voor dat zijn klanten geen bijzondere persoonsgegevens delen via de AI telefoonassistent.

1. Prisma is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden en de tarieven eenzijdig te wijzigen.
2. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) kalenderdagen voor de ingangsdatum schriftelijk of per e-mail aan de Klant medegedeeld, met duidelijke vermelding van de wijzigingen en de ingangsdatum.
3. De gewijzigde voorwaarden treden in werking op de aangekondigde ingangsdatum. Klanten die niet akkoord gaan, kunnen de Overeenkomst opzeggen vóór die datum conform artikel 6.2. Gebruik van de Dienst na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
4. Indien de Klant tijdig opzegt wegens een AV-wijziging, eindigt de Overeenkomst per de ingangsdatum van de nieuwe voorwaarden zonder verdere betalingsverplichting over die periode.

1. Op de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het VN-Koopverdrag (CISG) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
2. Partijen treden bij een geschil in eerste instantie in onderling overleg. Indien dit niet leidt tot een oplossing binnen dertig (30) dagen na kennisgeving van het geschil, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter.
3. Uitsluitend de Rechtbank Amsterdam is bevoegd kennis te nemen van geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met de Overeenkomst.

1. Prisma is gerechtigd rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde partij, bijvoorbeeld bij overdracht van onderneming of fusie. De Klant wordt hiervan tijdig op de hoogte gesteld en heeft het recht de Overeenkomst te beëindigen indien de overdracht plaatsvindt aan een directe concurrent van de Klant.
2. De Klant is niet gerechtigd rechten uit de Overeenkomst over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Prisma.
3. Het nalaten door Prisma om enig recht uit te oefenen houdt geen afstand van dat recht in.
4. Deze Algemene Voorwaarden, samen met de Opdrachtbevestiging en de Verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst tussen Partijen en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot het onderwerp (entire agreement).
5. Deze Algemene Voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op [datum invullen].

1. Klachten over de Dienst of de uitvoering van de Overeenkomst kunnen worden ingediend per e-mail aan info@myprisma.io, met als onderwerp "Klacht — [bedrijfsnaam]".
2. Prisma bevestigt ontvangst van de klacht binnen twee (2) werkdagen.
3. Prisma streeft naar afhandeling van de klacht binnen veertien (14) kalenderdagen na ontvangst. Indien de klacht meer onderzoek vereist, stelt Prisma de Klant hiervan in kennis binnen de initiële termijn, met vermelding van de verwachte afdoeningsdatum.
4. Indien de klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de Klant de kwestie schriftelijk escaleren naar de directie van Prisma. De directie neemt binnen zeven (7) werkdagen contact op.
5. Indien ook escalatie niet tot een oplossing leidt, is uitsluitend de Rechtbank Amsterdam bevoegd conform artikel 14.