Privacyverklaring Prisma

Prisma is een handelsnaam van Avae Wear, gevestigd te Catharina Boudewijnshof 73, 1064PG Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99558688.

Prisma biedt een AI-telefoonassistent die 24/7 inkomende telefoongesprekken beantwoordt, afspraken inplant en informatie verstrekt voor ondernemers in de dienstverlening. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerken deze zorgvuldig, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als u belt naar een bedrijf dat gebruikmaakt van Prisma, verwerken wij de volgende gegevens:

• Het leveren van de AI-telefoonassistent aan onze zakelijke klanten
• Het inplannen van afspraken voor bellers
• Het verzenden van afspraakbevestigingen en herinneringen
• Facturering en administratie

• Het verbeteren en optimaliseren van de Dienst
• Het waarborgen van de veiligheid van onze systemen
• Fraudepreventie

• Het voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen (7 jaar bewaarplicht)
• Het voldoen aan transparantieverplichtingen uit de EU AI Act

• Marketingcommunicatie (uitsluitend na uitdrukkelijke toestemming, te allen tijde intrekbaar)

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens automatisch en onherroepelijk verwijderd.

Wij delen persoonsgegevens met derden uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienst, wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, of de betrokkene hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Een aantal van onze sub-verwerkers is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Voor deze doorgiften treffen wij passende waarborgen:

• Standard Contractual Clauses (SCCs): Met alle sub-verwerkers buiten de EER zijn de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen overeengekomen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).
• Aanvullende maatregelen: Waar nodig treffen wij aanvullende technische maatregelen, zoals versleuteling van gegevens in transit en in rust.
• Transfer Impact Assessment (TIA): Wij voeren een beoordeling uit van het beschermingsniveau in het ontvangende land, conform de vereisten na het Schrems II-arrest (HvJ EU C-311/18).

Waar mogelijk worden gegevens verwerkt binnen de EU (met name voor OpenAI/Azure EU West, Twilio Ireland en Google EU).

Verzoek indienen: Stuur een e-mail naar privacy@myprisma.io. Wij reageren uiterlijk binnen 30 dagen. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij om aanvullende informatie vragen.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:

• Versleuteling: Alle gegevens worden versleuteld tijdens transport (TLS 1.2+) en in rust (AES-256).
• Toegangsbeheer: Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel op basis van het need-to-know-principe.
• Multi-factor authenticatie: Verplicht voor alle systemen die persoonsgegevens bevatten.
• Automatische verwijdering: Gespreksopnames en transcripties worden automatisch verwijderd na de vastgestelde bewaartermijnen.
• Monitoring: Toegang tot persoonsgegevens wordt gelogd en gemonitord. Beveiligingsincidenten worden gesignaleerd en afgehandeld conform ons incidentresponsplan.

Prisma maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om telefoongesprekken te voeren. In overeenstemming met de EU AI Act:

• Bellers worden bij aanvang van elk gesprek geïnformeerd dat zij met een AI-systeem spreken.
• De AI maakt gebruik van spraakherkenning, een taalmodel en spraaksynthese om natuurlijke gesprekken te voeren.
• Gesprekken worden opgenomen en getranscribeerd voor de in deze verklaring beschreven doeleinden.
• De AI neemt geen autonome beslissingen die juridische of vergelijkbare significante gevolgen hebben voor betrokkenen.
• De AI is uitdrukkelijk niet bedoeld voor noodgevallen, medische situaties of crisissituaties.

De telefoniedienst van Prisma maakt geen gebruik van cookies. Indien u onze website bezoekt, kunnen wij functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf uw toestemming. Een eventueel afzonderlijk cookiebeleid is beschikbaar op onze website.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u actief per e-mail of via de Dienst.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op: